LA IMPLEMENTACIÓN DE SG-SST EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL LOS DIEZ PASOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO

El nuevo reto para las copropiedades es la implementación de sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), en la actualidad existen muchas ofertas onerosas o gratuitas que buscan indicarle a los administradores y consejos de administración como hacer la implementación de este sistema, con el lleno de los requisitos legales y sin incurrir en costos elevados a la copropiedad.

seguridad 3Para esto es viable señor administrador recomendarle la lectura de la guía de implementación realizada por el Ministerio de Trabajo “Guía técnica de implementación del SG-SST para Mipymes” en este documento usted encontrará información valiosa para su implementación conforme a las exigencias legales, así como formatos que le ayudaran a cumplir con su tarea.

Esta guía nos resumen en 10 pasos que debemos seguir para una correcta implementación, los cuales son los siguientes.

PASO 1: Evaluación inicial

Este paso ya debe haberlo realizado y tenerlo documentado recuerde que el plazo venció el 31 de agosto de 2017. Este paso es el más importante ya que este es el pilar fundamental en el cual se asienta todo el sistema de gestión, razón por la cual deberá ser muy cuidadoso en su realización, deberá incluir los siguientes elementos:

  1. seguridadLa identificación de la normatividad vigente en materia de riesgos laborales incluyendo los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales para empleadores, que se reglamenten y le sean aplicables.
  2. Descripción de los peligros identificados hasta el momento.
  3. Identificación de amenazas y la evaluación de la vulnerabilidad frente a ellas, incluyendo reportes que se deben generar anualmente.
  4. El cumplimiento del programa de capacitación anual, establecido por la copropiedad, incluyendo la inducción y reinducción para los trabajadores dependientes, cooperados, en misión y contratistas.
  5. Evaluación de la eficacia de las medidas de control aplicadas hasta el momento
  6. Verificación de cumplimiento del programa anual de capacitación.
  7. Históricos de enfermedad y accidentalidad, estadísticas y descripción sociodemográfica del personal
  8. Evaluación de los indicadores de SG-SST formulados hasta el momento

Paso 2. Riesgos y peligros

En este paso la copropiedad debe realizar la identificación de los peligros y la valoración, evaluación y gestión de los riesgos. Este proceso se debe realizar anualmente, cuando ocurra un accidente mortal o u evento catastrófico, o cuando haya cambio de procesos, de equipos o instalaciones.

La copropiedad debe adoptar una metodología para realizar este proceso. En la “Guía técnica de implementación del SG-SST para MIPYMES”, del Ministerio de Trabajo, se propone una metodología, con su respectivo formato, para organizaciones que no tengan actividades de alto riesgo.

En esta fase se deben diseñar las medidas de prevención y control para enfrentar, mitigar y/o minimizar cada uno de los peligros y riesgos detectados.

Paso 3. Política y objetivos

seguridad 4La política de SG-SST debe plantearse por escrito y se revisa cada año. Es necesario que incluya la fecha y la firma del representante legal de la copropiedad y debe contener los siguientes puntos:

  • Nombre y actividad de la empresa
  • Alcance (referencia a todos los centros de trabajo y todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas)
  • Lineamientos frente a los peligros y al tamaño de la empresa
  • Compromiso de la empresa frente al SG-SST
  • Cómo se articula con las demás políticas de gestión
  • Documentación

La política debe ser difundida en todos los niveles de la copropiedad.

Los objetivos, por su parte, deben ser claros, medibles, cuantificables y contener metas específicas. Es muy importante que resulten coherentes con el plan de trabajo anual y con todos los demás componentes del sistema, incluyendo la normatividad vigente. También es necesario que estén documentados y que sean comunicados a toda la organización. Se revisan anualmente.

El plan de trabajo anual es la herramienta que permite aplicar el SG-SST, durante el lapso de un año, este plan debe incluir al menos: metas, responsables, recursos (técnicos, financieros y de personal) y cronograma. Se exige que vaya firmado por el responsable del SG-SST dentro de la organización y por el empleador.

Paso 5. Programa de capacitación

Incluye el curso de inducción y reinducción y los diferentes cursos o capacitaciones sobre seguridad y salud en el trabajo, con base en los peligros identificados y los riesgos valorados y evaluados.

Para elaborar el plan de capacitación deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

  • Identificación de las necesidades de capacitación, entrenamiento y/o actualización
  • Temas básicos requeridos por: brigada, COPASST o vigía, alta dirección y trabajadores
  • Objetivo
  • Alcance
  • Contenido
  • Personas a capacitar

El propósito final es el de definir cuál es la formación que debe impartir la copropiedad para garantizar que los funcionarios ejecuten su labor de una manera segura para ellos mismos y para todo el sistema. Obviamente, es necesario determinar los recursos que se requieren para cumplir con las exigencias de capacitación.

Mitos y realidades de la implementación en la SG-SST en propiedad horizontal

Paso 6. Manejo de emergencias

En esta fase se debe elaborar un Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias. El producto central es el Plan de emergencias. Para desarrollar este paso, se deben identificar las amenazas que pueden dar lugar a una emergencia, los recursos disponibles para enfrentarla y el grado de vulnerabilidad de la empresa frente a cada emergencia potencial.

El Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, implica entonces:

  • Valoración y evaluación de los riesgos y su alcance
  • Diseño de procedimientos para prevenir o mitigar el impacto de las emergencias
  • Asignación de recursos
  • Elaboración de planos, rutas de evacuación y otras herramientas para reducir la vulnerabilidad
  • Información, capacitación y entrenamiento para enfrentar emergencias
  • Planificación de simulacros (mínimo 1 al año)
  • Capacitación y dotación de la brigada de emergencias
  • Planificación de revisiones para equipos de emergencia y señalización
  • Articulación del plan con los actores del entorno de la organización

Paso 7. Reporte e investigación

seguridad 2Las empresas tienen la obligación de hace un reporte de todos los accidentes y enfermedades laborales a las ARL, con copia al trabajador. El trámite debe hacerse máximo 2 días después de haberse registrado el hecho. Si el accidente es grave o mortal, también debe reportarlo a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo.

También se consagra la obligación de investigar todos los accidentes e incidentes de trabajo, dentro de los 15 días siguientes a los hechos. En caso de accidente grave o mortal, la empresa debe remitir la investigación a la ARL.

La investigación debe estar orientada por lo señalado en la Resolución 1401 de 2007 y tiene que generar acciones de mejora. Se debe adoptar una metodología específica para determinar las causas del evento.

 

Toda copropiedad debe establecer unos requisitos específicos para contratar servicios y un procedimiento concreto para adquirir bienes. Respecto a la contratación, básicamente deben verificar que los contratantes estén afiliados al Sistema de Riesgos Laborales y cumplan con la normatividad del SG-SST.

En cuanto a la adquisición de bienes, la copropiedad debe definir los requerimientos que deben cumplir los bienes y/o servicios para que preserven la salud y la integridad de los trabajadores y de las instalaciones.

La organización debe encargarse de difundir sus lineamientos en materia de SG-SST a todos los interesados.

Paso 9. Medición y evaluación de la gestión

Las copropiedades están obligadas a diseñar indicadores de estructura, proceso y resultado, con su respectiva ficha técnica. En su orden, miden el acceso de todo el personal a los recursos y políticas del SG-SST, el grado de desarrollo e implementación del sistema y los cambios alcanzados durante un periodo determinado.

Paso 10. Acciones preventivas o correctivas

A partir de la información aportada por las inspecciones, investigaciones, auditorías, revisiones y todas aquellas actividades que hagan seguimiento y evaluación al SG-SST, la organización debe plantear medidas de prevención o corrección para el sistema. El resultado de este proceso es un plan de acción.

Si desea leer la “Guía técnica de implementación del SG-SST para Mipymes” descárguela aquí.

DIANA CAROLINA RUIZ MUÑOZ

DIRECTORA

CORPORACIÓN P.H.

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