LA CONVOCATORIA A LA ASAMBLEA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

En Colombia la propiedad horizontal comienza una etapa crucial para 2019, y es la realización de las asambleas de copropietarios, es por esta razón que los post de nuestro blog, tendrán como eje central elementos relevantes para efectuar una asamblea con el lleno de los requisitos legales.

Hoy hablaremos de la convocatoria a través de medios electrónicos, ya que existe un interrogante entre nuestros lectores, sobre la validez de la convocatoria a través de medios electrónicos.

Lo primero que debemos mencionar es que el artículo 39 de la ley 675 de 2001, indica lo siguiente:

Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.

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La norma es clara en indicar que la convocatoria deberá comunicarse a cada uno de los propietarios, mas no indica una forma específica de realizar esta comunicación.

Lo que se debe hacer es enviar la convocatoria a la última dirección registrada por los propietarios, dirección que perfectamente puede ser una dirección mail, una dirección de residencia, un número telefónico, fax, entre otros elementos, mediante los cuales sea viable enviar la convocatoria.

Fundamento jurídico del uso de medios electrónicos

Es la Ley 527 de 1999 la norma que otorga validez jurídica y probatoria a los documentos y comunicaciones electrónicas en Colombia.

Esta ley pretendió cerrar el problema del uso de medios electrónicos como medio de prueba para cualquier tipo de transacción, contrato, actuación, operación o similar.

Lográndolo a través de un principio que denomino el Principio de equivalencia el cual consiste en equiparar el documento electrónico al documento manuscrito y darle un mismo valor probatorio.

Al respecto la Corte constitucional a través de la Sentencia C-662 De 2000 indicó:

Los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, que debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento.

 Si un mensaje de datos cumple con los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un medio tradicional o físico de transmisión de información, dicho mensaje tendrá los mismos efectos jurídicos que dicho medio físico.

Así las cosas, conforme a la ley 675 de 2001 y en consonancia con los preceptos de la ley 527 de 1999, la notificación a través de medios electrónicos de la convocatoria de la asamblea general, es perfectamente legal, si este medio es una de las direcciones que el propietario registro ante la copropiedad.

¿Qué requisitos debe tener el documento electrónico?

Para que el documento electrónico sirva como prueba y cumpla con su fin, este debe cumplir con los siguientes requerimientos:

  1. Debe ser accesible para futuras consultas.
  2. Debe reproducir con exactitud la información generada
  3. Se debe poder determinar el origen del documento, la fecha de envío y de recibo.

Si usted a través de medios electrónicos puede garantizar el lleno de estos 3 requisitos, y, además, cuenta con el registro de un medio electrónico por parte del copropietario, en virtud del principio de equivalencia, podrá convocar por medios electrónicos, sin tener, ningún problema legal posteriormente.

Esto sin duda alguna, facilitará el proceso de convocatoria, así como también un aporte considerable al medio ambiente.

Afectuosamente

Diana Carolina Ruiz Muñoz

Directora jurídica Corporación P.H.

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