LAS BUENAS PRÁCTICAS DEL ADMINISTRADOR: RECUERDE SER CUIDADOSO Y METICULOSO EN LA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DEUDA DE UN INMUEBLE SOMETIDO AL RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL

El administrador de propiedad horizontal, tiene como función principal ser el representante legal de la propiedad horizontal, tarea que exige no solo ejecutar su labor con la mayor responsabilidad sino también con suma diligencia y cuidado.

imposisicionDentro de las funciones legales que tiene el administrador de propiedad horizontal el artículo 51 en el numeral 8 se encuentra “Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de propietarios u ocupantes de bines de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna”

Con el objeto de facilitar esta tarea encomendada por el artículo 51, la misma norma contempla una facultad muy especial que le otorga al administrador en el artículo 48, indicando lo siguiente:

Solo podrá exigirse por el juez competente como anejos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado(a un abogado en ejercicio) el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional.

propiedadEsta facultad, que se le otorga al administrador es una tarea que debe ejercerse atendiendo al principio de la buena fe, ya que es el administrador quien puede determinar cual es la deuda que tiene el inmueble objeto de la posible demanda ejecutiva, por cuanto no solo es el responsable de emitir el certificado que opera como título ejecutivo para el cobro judicial de lo adeudado, sino también quien dentro de sus funciones legales tiene la de llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.

Por tal razón, esta tarea tan delicada de no llevarse de forma debida (incluir valores inexistentes, o que ya se hubiesen cancelado, o multas o cuotas extraordinarias que no tengan soporte legal) puede derivar en la comisión de tipos penales tales como:

  • Falsedad ideologica en documento privado.
  • Fraude procesal

Conductas penales que pueden generar penas privativas de la libertad, como aconteció con el administrador del “edificio Moanack Propiedad Horizontal”, quien al expedir un certificado de deuda que no se ajustaba a la realidad fue condenado en el año 2017 a pena privativa de la libertad de 6 años y multa por un valor de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes. (lea la sentencia SU004/18 aquí)

obligacionPara evitar este tipo de situaciones, como administrador, antes de emitir un certificado de deuda usted deberá:

  • Verificar la existencia de la deuda en la contabilidad, es recomendable que si tiene saldos por identificar notifique a los propietarios con antelación con el proposito que adjunten posibles pagos no conciliados.
  • Si el cobro es una multa o sanción recuerde que este debe estar debidamente soportado por acta que imponga tal sanción emitida por el consejo de administración o por la asamblea conforme a lo que indique el reglamento de propiedad horizontal (los administradores NO tienen la potestad de imponer sanciones)
  • Si el cobro es una cuota extraordinaria, recuerde que la misma debe encontrarse dentro del Acta de asamblea en la cual se aprobó, ya que es la único organo de administración que tiene la facultad de imponer estas cargas pecuniarias.

Recuerde siempre la enorme responsabilidad que usted tiene como administrador de una propiedad horizontal, y realice su labor con amor, disciplina, pasión y buena fe.

Un abrazo fraterno.

Diana Carolina Ruiz Muñoz.

Directora Corporación P.H.

¿QUIEN DEBE REALIZAR EL COBRO DE LAS EXPENSAS COMUNES EN LAS COPROPIEDADES?

En primera instancia, es de precisar que el régimen de propiedad horizontal ha establecido que el administrador es quien está facultado para “Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.” De acuerdo con el artículo 51, numeral 8 de la ley 675 de 2001.

Lo que nos indica que el procedimiento con el que cuenta la propiedad horizontal para recuperar la cartera morosa es a través del cobro judicial; contrario sensu, cualquier otro acto emprendido por los órganos directivos de la copropiedad y que transgredan los derechos fundamentales no estaría dentro de la legalidad.

Circunstancia que ha sido ya analizada por la Corte Constitucional en la sentencia T-630 del 28 de noviembre de 1997, MP Alejandro Martínez Caballero, en la que se pone en evidencia como la suspensión de servicios por parte de la administración de la propiedad horizontal es relativa de acuerdo con cada caso, en particular conforme advierte para lo referente al servicio de citofonía y correspondencia. En tanto otros servicios como el de la piscina y medios recreativos se considera que pueden ser suspendidos a los morosos sin que por ello se viole derecho alguno.  De otra parte, procede excepcionalmente el amparo constitucional en aquellos actos que transgredan los derechos fundamentales de los residentes de la copropiedad (Sentencia T-146 de 2003).

Finalmente es del caso señalar que es una obligación de los propietarios de los bienes privados el pago oportuno de las respectivas cuotas o expensas comunes conforme lo ordena el artículo 29 de la Ley 675 de 2001, cuyo pago por fuera de los plazos acordados genera intereses moratorios equivalente a una y media veces el interés bancario corriente, disposición establecida en el artículo 30  de la Ley 675 de 2001.

Este pago tiene importancia para el buen funcionamiento y mantenimiento de los servicios y bienes comunes en la copropiedad, dentro de los cuales se puede enumerar los servicios públicos domiciliarios de las áreas comunes, los pagos de la celaduría o portería, las primas de los seguros de las áreas comunes, las reparaciones que deban realizarse por el deterioro natural de la edificación en sus zonas comunes, aseo, mantenimiento de ascensores y demás componentes de las áreas comunes que hacen parte de la copropiedad y que su adecuada presentación y funcionamiento hacen del edificio un mejor sitio para vivir en comunidad.

Fuente: Acciones Contra Morosos, Derecho de Petición No. 4120-E1-8045 del22 de enero de 2010. Ministerio de Ambiente, vivienda  Desarrollo territorial.

¿QUIÉN ES PROPIETARIO EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL?

¡Que su asamblea, no se desordene!, tenga claro que el único documento que en Colombia es idóneo para determinar la calidad de propietario, es el certificado de libertad y tradición de la respectiva unidad privada, pero recuerde que lo debe determinar como tal, como PROPIETARIO, así las cosas, en un caso muy particular, frente a los hijos, cónyuges o compañeros, que aparecen en el certificado de tradición bajo la figura de patrimonio de familia, o afectado a vivienda familiar, no los hace propietarios, por cuanto la mera inscripción de estas figuras no les trasfiere el derecho a la propiedad.

Es importante que se tenga claro e identificado el propietario, con el propósito de realizar de forma debida tanto la convocatoria a la asamblea, como la medición de los Quorum y de las votaciones, a veces pecamos por ser muy laxos y terminamos metiendo a nuestra copropiedad en procesos largos y desgastantes, no solo para el administrador sino también para la propiedad horizontal.

Por eso informe de esta situación a su comunidad, previo a la asamblea, actualice el libro de copropietarios, y además realice una labor de sensibilización muchas veces la comunidad se enardece porque desconoce esta información y siente vulnerados sus derechos (derechos que al revisar la situación no los tiene, porque simplemente no es propietario)

Te compartimos nuestra pildorita de la semana, acorde a nuestro tema

Si quieres ampliar este tema, puedes leer este artículo de ámbito jurídico

 

EL PAGO DE EXPENSAS COMUNES A LA ADMINISTRACIÓN PROVISIONAL

La presente entrada fue escrita a raíz de la pregunta realizada la semana pasada por un lector de nuestro blog, en su mensaje el lector nos consultaba lo siguiente:

Buen día:

Quisiera conocer la jurisprudencia que estipule a partir de qué momento un conjunto en construcción puede cobrar las cuotas de administración porque según entiendo eso se puede hacer legalmente una vez que el constructor haya entregado el 51% de los apartamentos o casas a sus propietarios. Mi consulta se debe a que compré un apartamento el cual me fue ya entregado pero el conjunto solo ha sido entregado a sus propietarios en menos de un 25%.

Debo pagar esa admón?

Se tiene un administrador provisional que impuso la constructora pero no se ha hecho ninguna asamblea ni reunión para establecer dichos cobros.

 Para dar respuesta al interrogante antes planteado se hace necesario remitirse a la Ley 675 de 2001 la cual en su artículo 29 sostiene:

 “Los propietarios de los bienes privados de un edificio o conjunto estarán obligados a contribuir al pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal”

 La mencionada norma indica que el pago de las expensas comunes se debe efectuar siempre que se preste el servicio de administración y servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes de la propiedad horizontal, esta prestación de servicios sin duda puede ser cobrada por el propietario inicial en su calidad de administrador provisional.

Imagen libro

 Aunado a lo anterior, es necesario decir, que si bien es cierto la determinación de las expensas comunes  se efectúa cuando la asamblea aprueba el presupuesto anual de la copropiedad, también lo es que, la ley 675 de 2001 guarda silencio respecto a la forma en la cual el administrador provisional debe determinar las expensas comunes, por lo tanto el propietario inicial debe contar con el respectivo presupuesto provisional de gastos, con el cual se logre establecer el correspondiente monto con el que deben contribuir al pago de expensas comunes necesarias los propietarios de los bienes privados.

 Por ende es errado creer que el cobro de expensas comunes solo se podrá efectuar luego de la entrega del propietario inicial de la administración a los propietarios bajo el presupuesto contenido en el artículo 52 de la ley 675 de 2001

 Administración provisional. Mientras el órgano competente no elija al administrador del edificio o conjunto, ejercerá como tal el propietario inicial, quien podrá contratar con un tercero tal gestión. No obstante lo indicado en este artículo, una vez se haya construido y enajenado un número de bienes privados que representen por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad, cesará la gestión del propietario inicial como administrador provisional. Cumplida la condición a que se ha hecho referencia, el propietario inicial deberá informarlo por escrito a todos los propietarios del edificio o conjunto, para que la asamblea se reúna y proceda a nombrar el administrador, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes. De no hacerlo el propietario inicial nombrará al administrador definitivo.

logo moodlePor cuanto este artículo hace referencia al momento en el cual el administrador provisional (propietario inicial) esta obligado a hacer entrega de la administración a la asamblea general es decir cuando ya se ha enajenado el 51% de las unidades privadas de la copropiedad, más NO indica que es a partir de este momento que los propietarios de unidades privadas se encuentran obligados a pagar expensas comunes, esta obligacion surge en el momento en que se hace uso de servicios necesarios para el sostenimiento y mantenimiento de la copropiedad, sin importar el porcentaje de enajenación, que para el caso particular planteado por nuestro lector es menor al 25%, estos propietarios que deberán sufragar los gastos ocasionados por los servicios que la administración provisional provea (vigilancia, aseo, entre otros) debidamente justificados conforme al coeficiente de propiedad, conforme lo indica la ley 675 de 2001.

Finalmente es necesario decir que la Constructora en este caso no impuso el administrador provisional, es la Ley 675 de 2001 la que le faculta para tener la prerrogativa de nombrarlo en virtud del mencionado articulo 52 de la Ley que regula el régimen de propiedad horizontal en Colombia.

 Post. Basado en el concepto del Ministerio de Ambiente, Vivienda y desarrollo territorial No. 1200-2-170309 del 12 de enero de 2011.

LECCIONES APRENDIDAS CON EL PARO NACIONAL

Más allá de indicar las connotaciones del paro del 21 de noviembre, y si los protestantes tienen o no razón, los hechos de la noche del 21 de noviembre en Cali y el 22 de Noviembre en Bogotá, para quienes tenemos relación con la propiedad horizontal, deben sin duda alguna llamar a la reflexión.

La propiedad horizontal ha cambiado el esquema del barrio para siempre, al parecer ya no somos vecinos sino copropietarios, y nos encontramos aislados en el micromundo de “mi” conjunto o edificio, y ese aislamiento nos hizo presa fácil del pánico infundado.

TWEET PH

Se evidenció que no existen redes de apoyo externas, que no tenemos como comunicarnos con los otros conjuntos aledaños, que no existen canales de comunicación efectivos, e interiormente que no conocemos al que vive en mi conjunto, y que fue necesario diferenciarse con un color para no lesionarse unos a otros, la serie de videos que circulan en las redes sociales, más allá del pánico, y el desorden colectivo, evidencian copropiedades distantes unas a otras, y vecinos ( si somos vecinos) que a pesar de vivir muchos años unos juntos a los otros se desconocen.

Lo importante de estas noches caóticas es no perder la lección, aprender de la situación difícil hace que avancemos, este es un pequeño llamado a las comunidades y por qué no a los administradores

Si bien es cierto, que es de vital importancia lo que sucede internamente en su copropiedad, también lo es que no puede perder de vista lo que rodea su COPROPIEDAD.

Es sencillo, establezca una red de comunicación con los administradores de las copropiedades aledañas, permita que exista una comunicación entre porterías, de esa manera quizás el grito terrorista de “ya vienen, están a dos cuadras” se hubiese silenciado en su sector.

Pregúntese hoy como administrador ¿Qué conozco del sector que rodea mi copropiedad? ¿estaba preparado para la situación que se presento en el caos del 21 y 22 de noviembre? ¿tengo la capacidad de garantizar la seguridad de los copropietarios en una alerta como la que se presentó?

Recuerde que su labor va más allá de administrar bienes comunes, en sus manos están las comunidades, esas que se encuentran aisladas en micromundos llamados propiedad horizontal.

 DIANA CAROLINA RUIZ MUÑOZ

Directora jurídica

CORPORACION P.H.

Los TIPOS DE DATOS PERSONALES según la Ley 1581 de 2012

Una pregunta frecuente es que tipos de datos personales existen, y si todos son sujeto de especial protección por parte de la ley 1581 de 2012, al respecto es viable indicar lo siguiente:

Para la normatividad Colombiana existen 4 tipos de datos personales:

  • Datos públicos.
  • Datos semi-privados
  • Datos Privados
  • Datos sensibles

Debes tener claro cuales deben contar con tratamiento de datos, y cuales requieren un mayor cuidado, si quieres conocer más sobre este tema, te dejamos un vídeo de nuestra Directora que te puede dar mayor claridad.

LA PROTECCIÓN DE DATOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Recientemente la Superintendencia de Industria y Comercio ha multado a varios edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal por incumplir con los parámetros establecidos en la ley 1581 de 2012 y las normas reglamentarias. (vea Resolución Edificio Carrera séptima P.H.)

Dentro de los hallazgos en diferentes edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal, es posible mencionar:

  • Recolectar sin autorización de las personas sus datos como lo son las imágenes de BIENVENIDO A NUESTRO ESPACIO! (2)fotos y las grabaciones de video-vigilancia. (recuerde que la grabación recolecta datos sensibles)
  • No contar con mecanismos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
  • No tener una política de tratamiento de datos que se ajustara a las exigencias de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
  • No informar a los visitantes del edificio sobre sus derechos, finalidades y demás exigencias del artículo 12 de la ley 1581 de 2012.

Es importante que sepamos que es un dato sensible, ya que las copropiedades tienen un manejo sobre este tipo de datos, de acuerdo con la ley 1581 de 2012, un dato sensible es:

Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Y tenemos que tener especial cuidado con los datos biométricos:

Ya que las fotos e imágenes de video vigilancia son datos biométricos, que como ya vimos son datos sensibles, la información biométrica incluye datos sobre las características físicas (rostro, cuerpo, huella dactilar, retina, ADN)  razón por la cual, será necesario obtener una autorización previa, expresa, informada y especial con el propósito de tratar de forma licita estos datos.

Los edificios o conjuntos residenciales y cualquier Responsable del tratamiento al momento de solicitar la autorización del Titular deberán informarle a las personas de manera clara y expresa lo siguiente:

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.
  • Los derechos que le asisten como titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
  • Cuando se recolecten datos sensibles se debe advertir lo siguiente: que por tratarse de datos sensibles la persona no está obligada a autorizar su tratamiento.
  • Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles.

Recuerde que esta obligación es de todas las copropiedades sin importar la destinación de las mismas, su tamaño, o ubicación, so pena de verse sancionadas en sumas cuantiosas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Concurso: Hablemos de propiedad horizontal en la FILBO 2019.

Estamos muy contentos ya que el libro HABLEMOS SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA, de nuestra directora la Dra. DIANA CAROLINA RUIZ MUÑOZ,  ha sido elegido para ser comercializado en el stand de la Editorial Magisterio, puedes comprarlo  visitando el Pabellón 3, stand 114 , y como estamos de feria puedes adquirirlo a precio de feria.

Solo durante FILBO 2019 el libro tendrá un valor de $25.000 pesos.

portada

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Te invitamos a que hagas parte de nuestra comunidad educativa, para lo cual hemos creado el siguiente concurso:

Paso 1:

Compra el libro en el Pabellón 3 stand 114 Editorial Magisterio, y tomate una foto con el.

Paso 2:

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Envíanos una foto o copia de la factura de compra, en conjunto con tu foto al correo: inscripciones@corporacionph.com

EL PREMIO

Diplomado Virtual Gerencia de la Propiedad Horizontal

Solo sigue el enlace y entérate de nuestro temario, y conoce nuestra aula virtual.

Nuestro Diplomado iniciará el 20 de mayo de 2019, y los dos felices ganadores serán publicados junto con su foto en nuestra fanpage de facebook.

 

¿Cuál es el límite de poderes que puede llevar un copropietario para representar en la asamblea a sus vecinos?

En época de asambleas una pregunta recurrente gira en torno a si existe un límite de poderes que pueda llevar un propietario a la asamblea, con el propósito de representar a sus vecinos en ella, ya que en ocasiones un solo propietario puede llevar en poderes un coeficiente tal que a su criterio pueda tomar decisiones que impacten a la copropiedad de forma positiva o negativa, teniendo el poder de decisión por sí solo. (aquella frase de que las decisiones las toman siempre los mismos con las mismas)

Frente a este interrogante es menester indicar que ni la ley 675 de 2001 ni el código de comercio, hacen alusión a esta situación particular, no regulan o limitan el número de poderes que podrá llevar un solo propietario.

Sin embargo, este tema puede ser tratado en el reglamento de propiedad horizontal, será entonces el reglamento el llamado a establecer un límite el cual deberá ser respetado por los asistentes a la asamblea general de copropietarios, es viable reglamentar este asunto, conforme se indica en el artículo 5 de la ley 675 de 2001, de la siguiente manera:

Los reglamentos de propiedad horizontal incluirán las regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de esta ley y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto.

Es importante indicar que no le es dable a la asamblea general tomar esta decisión y realizar su aplicación en la misma reunión, ya que esta medida podrá vulnerar los derechos de quienes han otorgado poder a su vecino más cercano, sin tener en cuenta un límite de poderes.

Recuerde que no es decisión del administrador consejo o la misma asamblea regular este tema, salvo que esta última lo haga como reforma al reglamento si este guarda silencio ante esta situación.

Finalmente recuerde que el otorgar el poder es un acto espontáneo y libre del propietario, no es viable indicar o limitar a quien debe otorgarle el poder, por ejemplo, limitar el derecho a otorgar el poder a arrendatarios, o solicitar que el poder sea solo otorgado a otro propietario. Coartando de esta manera los derechos que tiene el propietario-

Si quieres saber más sobre el régimen de propiedad horizontal, no dudes en seguirnos en nuestras redes sociales.

 

SUSPENSIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS

Al revisar la ley 675 de 2001 en la totalidad de su articulado no se observa la figura de la suspensión de la asamblea general de propietarios esta última como el máximo órgano de administración en la propiedad horizontal.

Por eso muchas veces por analogía nos remitimos al código de comercio, que en su artículo 430 sostiene lo siguiente:

“Las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas.” 

Este artículo sostiene dos premisas importantes:

  1. Las asambleas podrán suspenderse por decisión del cincuenta y uno por ciento de los asistentes a la reunión.
  1. No podrá suspenderse por un término superior a tres días, salvo que la decisión sea tomada por la totalidad de los socios.

Pero es necesario recordarle a nuestro querido lector que esta figura esta creada para las sociedades comerciales, que tienen estructuras y normativa muy diferente a la propiedad horizontal, que es una persona jurídica que ha sido creada para regular una forma especial de dominio, que puede contar con una cantidad de copropietarios entre 2 a más de mil, que pueden dificultar la toma de decisiones tales como la suspensión de la asamblea de copropietarios, generando procesos complejos en su reanudación o en el lleno de requisitos legales.

La suspensión implica que no será necesario volver a convocar a los socios, sin embargo, al tener en cuenta la complejidad de la propiedad horizontal, como garantiza usted señor administrador que asistan los asambleístas que se encontraban en la reunión previo a la suspensión de asamblea, y una serie de detalles legales que pueden generar futuras impugnaciones generando a la copropiedad un desgaste no solo económico sino también del tejido social.

Recomendación:

Si las decisiones que se pretenden tomar en la asamblea general de propietarios, requieren de un análisis más profundo, o por cualquier motivo no es viable la toma de decisiones sobre este punto en dicha reunión será mucho más viable terminar la reunión de asamblea general de copropietarios con las decisiones tomadas hasta el momento, y convocar nuevamente para tomar las decisiones que quedaron pendientes.

DIANA CAROLINA RUIZ MUÑOZ

Directora Corporación P.H.