LAS BUENAS PRÁCTICAS DEL ADMINISTRADOR: RECUERDE SER CUIDADOSO Y METICULOSO EN LA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DEUDA DE UN INMUEBLE SOMETIDO AL RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL

El administrador de propiedad horizontal, tiene como función principal ser el representante legal de la propiedad horizontal, tarea que exige no solo ejecutar su labor con la mayor responsabilidad sino también con suma diligencia y cuidado.

imposisicionDentro de las funciones legales que tiene el administrador de propiedad horizontal el artículo 51 en el numeral 8 se encuentra “Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de propietarios u ocupantes de bines de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna”

Con el objeto de facilitar esta tarea encomendada por el artículo 51, la misma norma contempla una facultad muy especial que le otorga al administrador en el artículo 48, indicando lo siguiente:

Solo podrá exigirse por el juez competente como anejos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado(a un abogado en ejercicio) el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional.

propiedadEsta facultad, que se le otorga al administrador es una tarea que debe ejercerse atendiendo al principio de la buena fe, ya que es el administrador quien puede determinar cual es la deuda que tiene el inmueble objeto de la posible demanda ejecutiva, por cuanto no solo es el responsable de emitir el certificado que opera como título ejecutivo para el cobro judicial de lo adeudado, sino también quien dentro de sus funciones legales tiene la de llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.

Por tal razón, esta tarea tan delicada de no llevarse de forma debida (incluir valores inexistentes, o que ya se hubiesen cancelado, o multas o cuotas extraordinarias que no tengan soporte legal) puede derivar en la comisión de tipos penales tales como:

  • Falsedad ideologica en documento privado.
  • Fraude procesal

Conductas penales que pueden generar penas privativas de la libertad, como aconteció con el administrador del “edificio Moanack Propiedad Horizontal”, quien al expedir un certificado de deuda que no se ajustaba a la realidad fue condenado en el año 2017 a pena privativa de la libertad de 6 años y multa por un valor de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes. (lea la sentencia SU004/18 aquí)

obligacionPara evitar este tipo de situaciones, como administrador, antes de emitir un certificado de deuda usted deberá:

  • Verificar la existencia de la deuda en la contabilidad, es recomendable que si tiene saldos por identificar notifique a los propietarios con antelación con el proposito que adjunten posibles pagos no conciliados.
  • Si el cobro es una multa o sanción recuerde que este debe estar debidamente soportado por acta que imponga tal sanción emitida por el consejo de administración o por la asamblea conforme a lo que indique el reglamento de propiedad horizontal (los administradores NO tienen la potestad de imponer sanciones)
  • Si el cobro es una cuota extraordinaria, recuerde que la misma debe encontrarse dentro del Acta de asamblea en la cual se aprobó, ya que es la único organo de administración que tiene la facultad de imponer estas cargas pecuniarias.

Recuerde siempre la enorme responsabilidad que usted tiene como administrador de una propiedad horizontal, y realice su labor con amor, disciplina, pasión y buena fe.

Un abrazo fraterno.

Diana Carolina Ruiz Muñoz.

Directora Corporación P.H.

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¿CUAL ES EL PROPÓSITO DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DE LA REDACCIÓN DEL ACTA?

El articulo 47 de la ley 675 de 2001 en su inciso segundo afirma lo siguiente:

En los eventos en que la asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, estas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.

De acuerdo con Monsalve (2017) estos comités verificadores con el tiempo se han convertido en dolores de cabeza para las copropiedades, puesto que este comité se adjudica competencias no dadas por el legislador, como lo son pretender cambiar el contenido o sentido de las decisiones tomadas en la asamblea, o plasmar apreciaciones personales en el acta, o abstenerse de firmar el informe de la respectiva comisión (con el propósito muchas veces de obstaculizar el nombramiento y trámites de la administración) (p. 296)

El concepto emitido por la comisión verificadora es un documento anexo al acta, y no hace parte integral del la misma, aunado a lo anterior, es necesario recalcar que quienes hacen parte de esta comisión NO firman el acta, no tienen esta potestad de acuerdo con la ley.

¿Qué hace entonces la comisión verificadora?

De acuerdo con la Ley 675 de 2001, esta comisión verifica la redacción del acta, su función es observar si lo dicho por el presidente y el secretario en el acta se ajusta a lo que se dijo en la asamblea. En caso de no estar de acuerdo deberá indicarlo, en su momento, situación que podrá ser tenida en cuenta en una posible impugnación de acta, ese es el papel de la comisión.

¿Quiénes firman entonces el acta?

El acta de asamblea es firmada por el presidente y secretario de la asamblea, las firmas requerías por ley para la validez del documento.

¿Cuánto tiempo dispone la comisión para verificar la redacción del acta?

 El artículo 47 indica que el tiempo para verificar el acta se encuentra en el reglamento de la copropiedad, en silencio de este será de veinte días hábiles siguientes a la reunión, termino máximo para ejecutar dicha tarea.

FUENTES

Monsalve, A. (2017) El régimen de la propiedad horizontal en Colombia. Bogotá- Colombia. Ed. Ibañez

 

LA ASAMBLEA ES UN MOMENTO IMPORTANTE PARA LA COPROPIEDAD

La asamblea general de propietarios, es de vital importancia para las copropiedades, en esta reunión  se toman las decisiones que demarcan el rumbo que tomará la el conjunto o edificio durante el siguiente año y por que no, los siguientes; sin embargo,  es posible observar que no todos los propietarios saben la importancia de esta reunión y cual es el objetivo de la misma, razón por la cual delegan su asistencia, llevan rencillas personales, no se preparan con antelación, aprueban o desaprueban las  propuestas llevadas por la administración o el consejo de administración sin realizar un análisis profundo, se busca que el aumento de la cuota no sea tan notorio, o en su defecto que no se aumente, sin importar que un presupuesto inferior a las necesidades de la copropiedad puede depreciar su patrimonio.

Se hace necesario que los copropietarios tomen conciencia de la importancia que merece esta reunión,  que según la ley 675 de 2001 debe realizarse al menos una vez al año, pues en ella se toman decisiones sobre su patrimonio, sí el patrimonio de cada uno de ellos, porque es necesario recordarles que lo que suceda a la copropiedad incide directamente en su unidad privada.

Esta breve reflexión, solo busca invitar a todos los actores de una asamblea de copropietarios, que realicen el ejercicio a conciencia y vean esta reunión como un ejercicio gerencial que busca lo mejor para la copropiedad y sin duda alguna para los copropietarios.

Compartimos con ustedes un decálogo que puede utilizar en la organización de su asamblea, y le deseamos éxito en ella.

Si deseas descargarlo y compartirlo en su red social puede hacerlo aqui.

LA PROPIEDAD HORIZONTAL TAMBIÉN TIENEN OBLIGACIONES EN TORNO A LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Con la expedición del Decreto 090 de 2018 se redujo el número de personas jurídicas que tiene la obligación de inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, eximiendo a la mayoría de las copropiedades de realizar este registro, no obstante, se hace necesario indicar que se deben cumplir con las obligaciones que se derivan de la ley 1581 de 2012 norma que se encuentra reglamentada en el Decreto 1377 de 27 de junio de 2013; así las cosas, la copropiedad deberá cumplir con las siguientes tareas que le permitan dar un adecuado manejo a la información de los copropietarios y residentes, con el propósito de garantizar derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, para lo cual la administración de la copropiedad, deberá contar con los siguientes elementos:

  • El aviso de privacidad.
  • El procedimiento para obtener la autorización del titular previo al inicio del tratamiento.
  • Herramientas que garanticen condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
  • Medidas tecnológicas para proteger los datos personales y sensibles.
  • Manual interno de políticas y procedimientos para cumplir con la Ley sobre protección de datos.
  • Elaborar las políticas del tratamiento de la información y suministrarlas al registro nacional de bases de datos, el cual está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así las cosas, si bien es cierto, ya no es obligación de las copropiedades realizar el registro de sus bases de datos, también lo es que no se puede perder de vista que las copropiedades tienen otras obligaciones derivadas de la protección de datos.

No pierda de vista

Las sanciones para los encargados y los responsables del tratamiento de datos personales que pueden ser la misma persona natural o jurídica de naturaleza privada, están en cabeza de la Superintendencia de Industria y Comercio, y van desde:

  • Multas de carácter personal o institucional hasta por 2.000 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.
  • Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por seis meses.
  • Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento.
  • Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos.

DIANA CAROLINA RUIZ MUÑOZ

LA EVALUACION DE RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SG-SST EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

El primer paso para su implementación conforme a los requerimientos del Ministerio de Trabajo.

La implementación de SG-SST o Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo es obligación de la propiedad horizontal. (Vea el concepto del Ministerio de Trabajo aquí.), pero su implementación debe ser paulatina conforme al cronograma contenido en la Resolución 1111 de 2017.

seguridadEl primer paso que debe surtirse es la EVALUACIÓN INICIAL, esta evaluación debe ser realizada con forme a la normatividad vigente, en la cual se deben incluir los estándares mínimos de calidad, el objetivo es identificar las prioridades en materia de seguridad y salud en el trabajo.

 Esta evaluación es de vital importancia ya que con base en ella se establece el plan de trabajo o para actualizar el existente.

 Cada copropiedad puede contar con su formato de evaluación, siempre y cuando este incluya los siguientes aspectos: 

1.    La identificación de la normatividad vigente en materia de riesgos laborales incluyendo los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales para empleadores, que se reglamenten y le sean aplicables. 

2.    La verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, la cual debe ser anual. En la identificación de peligros deberá contemplar los cambios de procesos, instalaciones, equipos, maquinarias, entre otros. 

obligacion3.    La identificación de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad de la empresa la cual debe ser anual. 

4.    La evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar los peligros, riesgos y amenazas, que incluya los reportes de los trabajadores la cual debe ser anual. 

5.    El cumplimiento del programa de capacitación anual, establecido por la copropiedad, incluyendo la inducción y reinducción para los trabajadores dependientes, cooperados, en misión y contratistas. 6. La evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores. 

6.    La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad y registro y seguimiento a los resultados de los indicadores definidos en el SG-SST de la empresa del año inmediatamente anterior. 

7.    Registro y seguimiento de los resultados de los indicadores definidos en el SG SST  de la copropiedad del año inmediatamente anterior o la forma en la cual llevarlos para años futuros.

Si quieres saber como implementar de manera correcta el SG-SST te invitamos a nuestro seminario Teórico-practico el 23 de octubre, aprendamos haciendo:

Toda la información AQUI

SEMINARIO PH SEP-17 V17 FB

 

 

 

 

 

LA VIVIENDA TURISTICA EN EL MARCO DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL

El gobierno nacional en virtud del Decreto 2590 de 2009 sostiene que cualquier persona natural o jurídica que entregue la tenencia de un bien inmueble para uso y goce a una o más personas a título oneroso por lapsos interiores a treinta días calendarios, en forma habitual, se considera prestador de servicios de Vivienda turística, si se cumplen los requisitos allí mencionados:

  1. Habitualidad.
  2. Título Oneroso.

 Se deberá inscribir en el Registro Nacional de Turismo para lograr prestar este servicio, de lo contrario se verá inmerso en sanciones contenidas en la normatividad vigente.

tursimoFrente a esto la norma es clara el prestador de servicios de vivienda turística debe cumplir con las obligaciones legales derivadas de la prestación de servicios turísticos so pena de verse inmerso en procesos administrativos que pueden terminar en multas por incumplimiento de las mismas.

 Ante estas obligaciones el panorama quien presta servicios de turismo debe estar acorde a la normatividad vigente, sin embargo, el panorama se complica cuando la ley 1558 de 2012 en el artículo 34 contempla obligaciones para los administradores de propiedad horizontal al indicar lo siguiente:

Es obligación de los administradores de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal en los cuales se preste el servicio de vivienda turística, reportar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la prestación de tal tipo de servicios en los inmuebles de la propiedad horizontal que administra, cuando estos no estén autorizados por los reglamentos para dicha destinación, o no se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Turismo. La omisión de la obligación contemplada en este artículo acarreará al administrador la imposición por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de una sanción consistente en multa de hasta 3 salarios mínimos legales mensuales vigentes en el momento del pago, con destino al Fondo de Promoción Turística.

turismo 2Y entonces viene la polémica ¿porque se sanciona al administrador de la copropiedad si el que debe cumplir la obligación es el prestador del servicio de vivienda turística?  Porque el administrador es el representante legal de la copropiedad y tiene como función velar porque el reglamento de propiedad horizontal se cumpla a cabalidad, y denunciar situaciones que no se ajusten a él, al consejo de administración a la asamblea de copropietarios o en su defecto a las autoridades competentes.

La posibilidad de realizar la prestación del servicio de vivienda turística dentro de una copropiedad debe contemplarse en el reglamento de propiedad horizontal establezca de forma expresa la posibilidad de destinarlos para uso turístico previo el cumplimiento de los requisitos de ley para el efecto.

Ya que de esta autorización y la prestación del servicio de vivienda turística se desprenden otro tipo de obligaciones para la copropiedad, como, por ejemplo:

Diligenciar y conservar las tarjetas de Registro:

Es requisito diligenciar, por cada hospedado, una tarjeta de registro que deberá permanecer en la administración del edificio o conjunto residencial, para efectos de control y contener como mínimo la siguiente información:

Del apartamento o vivienda turística

  1. Nombre del edificio, conjunto residencial o inmueble destinado a vivienda turística.
  2. Dirección.
  3. Identificación del inmueble (apartamento, casa o habitación que se ocupa).
  4. Nombre del propietario del inmueble.
  5. Valor de la tarifa diaria del servicio de hospedaje.
  6. Número de habitaciones y cupo máximo de personas a ocupar el inmueble.

De los huéspedes

  1. Identificación del huésped y de sus acompañantes.
  2. Nacionalidad.
  3. Dirección y teléfono del lugar de residencia.
  4. Lugar de procedencia.
  5. Lugar de destino.
  6. Fecha de entrada.
  7. Fecha de salida.
  8. Forma de pago.
  9. Firma del huésped.

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2590 de 2009, artículo 4°, es obligación para la Copropiedad conservar en archivo, las tarjetas de registro de cada huésped, por un tiempo mínimo de cinco (5) años contados a partir de la fecha de salida.

Obligación que permite la seguridad del usuario del servicio turísticos, el registro de quien presta el servicio, seguridad y control para la copropiedad en cuanto a aquellos inmuebles que no prestan tal servicio.

¿Cómo prueba el administrador tal situación?

 El tema probatorio para el administrador es el que genera riesgos mayores dudas ¿Cómo pruebo que en el apartamento 305 se prestan servicios turísticos? Es una pregunta recurrente para nuestros administradores razón por la cual prefieren abstenerse de cumplir tal obligación, no obstante, el reporte puede ser generado por cualquier tercero que tenga interés, por ejemplo  un copropietario que no se encuentra a gusto con tal servicio y presente la solicitud de investigación por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, revisión que a través de diversos mecanismos probatorios: testimonios, grabaciones, minutas de vigilancia y demás es posible demostrar la prestación de servicio de vivienda turística y por tanto la omisión del administrador en la denuncia de tal comportamiento de prestación de servicio turístico irregular.

Por eso señor administrador(a) es importante que usted conozca sus obligaciones y sepa que su no cumplimiento le puede generar sanciones económicas que pueden ir mas allá que un simple dolor de cabeza.

 

DIANA CAROLINA RUIZ MUÑOZ

CORPORACIÓN P.H.

EL COEFICIENTE DE COPROPIEDAD O INDICE DE PARTICIPACIÓN

El coeficiente de copropiedad o índice de participación es el porcentaje que le corresponde a cada propietario de una unidad privada, en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

El actual régimen de propiedad horizontal define los coeficientes de copropiedad como los índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal; definen además su participación en la asamblea de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes de edifico o conjunto, sin perjuicio de las que se determine por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.

invitacion-diplomado-precioLa Corte Constitucional en sentencia C-782 de 2004 aclaró respecto  al pago de las expensas comunes, que el criterio adoptado por la ley 675 de 2001, no es el retributivo, según el cual los propietarios de las unidades reciben, ni el igualitario que conlleva a que todas la unidades privadas contribuyan en forma idéntica, sino el de coeficiente de propiedad o de proporcionalidad al área de cada inmueble exclusivo frente a la totalidad del área del edificio o conjunto. Este criterio, dijo la Corte, es válido, razonable, adecuado y en modo alguno contradice la Carta política.

OBLIGATORIEDAD Y CÁLCULO DE LOS COEFICIENTES

Todo Reglamento de Propiedad Horizontal debe señalar los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular que integran el conjunto o edificio. Estos se calculan con base en el área privada construida de cada bien de domino particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto.

No debe confundirse el área privada construida con el área privada libre. Se denomina área privada construida la extensión de superficie cubierta de cada bien privado, excluyendo los bienes comunes de uso exclusivo, localizados dentro de sus linderos; en tanto que el área privada libre es la extensión superficiaria privada semi-descubierta o descubierta, de conformidad con las normas leales, también con exclusión de los bienes comunes localizados dentro de sus linderos.

Fuente:

CAMACHO, Alvaro. Administración de la propiedad horizontal. Octava edición. Editorial Legis. Bogotá Colombia.