LAS BUENAS PRÁCTICAS DEL ADMINISTRADOR: RECUERDE SER CUIDADOSO Y METICULOSO EN LA EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DEUDA DE UN INMUEBLE SOMETIDO AL RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL

El administrador de propiedad horizontal, tiene como función principal ser el representante legal de la propiedad horizontal, tarea que exige no solo ejecutar su labor con la mayor responsabilidad sino también con suma diligencia y cuidado.

imposisicionDentro de las funciones legales que tiene el administrador de propiedad horizontal el artículo 51 en el numeral 8 se encuentra “Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de propietarios u ocupantes de bines de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna”

Con el objeto de facilitar esta tarea encomendada por el artículo 51, la misma norma contempla una facultad muy especial que le otorga al administrador en el artículo 48, indicando lo siguiente:

Solo podrá exigirse por el juez competente como anejos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado(a un abogado en ejercicio) el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional.

propiedadEsta facultad, que se le otorga al administrador es una tarea que debe ejercerse atendiendo al principio de la buena fe, ya que es el administrador quien puede determinar cual es la deuda que tiene el inmueble objeto de la posible demanda ejecutiva, por cuanto no solo es el responsable de emitir el certificado que opera como título ejecutivo para el cobro judicial de lo adeudado, sino también quien dentro de sus funciones legales tiene la de llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.

Por tal razón, esta tarea tan delicada de no llevarse de forma debida (incluir valores inexistentes, o que ya se hubiesen cancelado, o multas o cuotas extraordinarias que no tengan soporte legal) puede derivar en la comisión de tipos penales tales como:

  • Falsedad ideologica en documento privado.
  • Fraude procesal

Conductas penales que pueden generar penas privativas de la libertad, como aconteció con el administrador del “edificio Moanack Propiedad Horizontal”, quien al expedir un certificado de deuda que no se ajustaba a la realidad fue condenado en el año 2017 a pena privativa de la libertad de 6 años y multa por un valor de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes. (lea la sentencia SU004/18 aquí)

obligacionPara evitar este tipo de situaciones, como administrador, antes de emitir un certificado de deuda usted deberá:

  • Verificar la existencia de la deuda en la contabilidad, es recomendable que si tiene saldos por identificar notifique a los propietarios con antelación con el proposito que adjunten posibles pagos no conciliados.
  • Si el cobro es una multa o sanción recuerde que este debe estar debidamente soportado por acta que imponga tal sanción emitida por el consejo de administración o por la asamblea conforme a lo que indique el reglamento de propiedad horizontal (los administradores NO tienen la potestad de imponer sanciones)
  • Si el cobro es una cuota extraordinaria, recuerde que la misma debe encontrarse dentro del Acta de asamblea en la cual se aprobó, ya que es la único organo de administración que tiene la facultad de imponer estas cargas pecuniarias.

Recuerde siempre la enorme responsabilidad que usted tiene como administrador de una propiedad horizontal, y realice su labor con amor, disciplina, pasión y buena fe.

Un abrazo fraterno.

Diana Carolina Ruiz Muñoz.

Directora Corporación P.H.

¿Puedo dejar de pagar las expensas comunes cuando no estoy de acuerdo con la administración?

El portal de Corporación P.H. ha sido utilizado por distintos usuarios para buscar la resolución de inquietudes en torno al régimen de propiedad horizontal, hoy queremos compartir una consulta, que consideramos puede ser de ayuda para otros lectores de nuestro blog. a continuación la consulta y la respuesta dada por nuestra entidad,

Buenos dias

Dra Diana Carolina
gracias por tener este espacio y esta empresa en bien de las coopropiedades.

cordial y atento saludo

no se si es posible que usted me ayude a despejar estas dudas que tengo con relación a la coopropiedad donde vivo con mi familia desde hace 7 años en la ciudad de cali y cuyo estrato social es 5 casas puramente para vivienda según el pot de la ciudad:

1. el consejo y administracion de 2017, hizo aprobar por asamblea que aquellos propietarios que tuviesen negocios dentro de la unidad (venta de carros, materiales de construcción, spa, etc) podían funcionar, atendiendo publico que entra y sale de la unidad todos los días y a cualquier hora, solo que ellos los comerciantes debían tener una póliza contra robos en la comunidad, así no mas y sin especificar ni como ni cuando.  dra es esto posible??

2. la sra administradora, que ademas es propietaria, trabaja en una empresa particular y se ha tomado la administración con la venia del consejo,  sin especificar un horario ni sitio donde poder atender a los residentes. como es lógico casi nunca esta, no tiene un horario establecido y casi siempre hay que estarle diciendo lo que hay que hacer en zonas comunes, por su falta de tiempo, ademas de su poco conocimiento sobre la ley  de propiedad horizontal 675 de 2001.

3. a raíz de todos estos problemas con la sra y con el consejo, el cual esta integrado por un juez y otras personas mas yo he venido teniendo algunas diferencias que no hemos podido sanjar sobre todo por el tema de las ventas al interior de la unidad.
puedo yo en calidad de protesta, dejar de pagar la cuota de administración ( consignando en otra cuenta a nombre de la coopropiedad) hasta tanto el consejo resuelva los problemas de las ventas, zonas comunes y demás que en este momento nos distancian.???

muchas gracias dra por su amable respuesta y orientación que nos pueda ofrecer.

 

Señor:

Juan Perez (nombre ficticio, para proteger la identidad del consultante)

Cali.

Ref. Destinación de bienes inmuebles.

Reciba un cordial saludo,

Por medio de la presente, me permito dar respuesta sobre os interrogantes planteados a través de nuestra pagina web.

Para mejor comprensión el presente concepto se ha dividido en 3 partes a fin de dar orden a las consultas planteadas.

1.DESTINACIÓN DE LAS UNIDADES PRIVADAS.

El artículo 5 de la ley 675 de 2001 señala que el reglamento de la copropiedad debe indicar  lo siguiente:

  1. La destinación de los bienes de dominio particular que conforman el edificio o conjunto, la cual deberá ajustarse a las normas urbanísticas vigentes.

Si de acuerdo con el Plan de Ordenamiento territorial de Cali, el lugar en el cual se encuentran las viviendas tiene un uso de suelo restringido, es decir solo para uso residencial, los establecimientos comerciales que usted menciona se encuentran fuera de la ley, en este caso de las directrices contenidas en la Ley 1801 de 2016.

Esta solicitud del concepto de usos de suelos es obligatorio para todo establecimiento abierto al público, sin importar su destinación y la calidad de persona natural o jurídica del propietario del establecimiento como tal.

Asi las cosas, el permiso dado por la asamblea general de copropietarios es un evidente cambio del reglamento de propiedad horizontal al permitir que las unidades privadas puedan destinarse para actividades mercantiles, razón por la cual se hará necesario el cambio del reglamento de la copropiedad lo cual genera cargas adicionales tales como: Obligatoriedad del revisor fiscal, elementos de índole tributaria, entre otros, por tal motivo, la decisión debió tomarse de acuerdo con las reglas de la mayoría calificada en la toma de decisiones, sin embargo, usted no podrá a esta altura impugnar el acta en la cual se tomó la decisión por cuanto este procedimiento solo se podrá realizar dentro de los dos meses siguientes contados a partir de la realización de la asamblea.

En estos eventos y si los mecanismos alternativos de solución de conflictos no son efectivos usted podrá acudir a un juez de la República para que dirima la controversia, además podrá presentar su queja ante las entidades de la alcaldía municipal competentes sobre el incumplimiento de los requerimientos de uso de suelos de los establecimientos que usted menciona.

2. EL HORARIO DE LA ADMINISTRACIÓN

Si el reglamento de la copropiedad no indica nada contrario, es el consejo de administración el encargado por mandato legal de nombrar al administrador de la copropiedad, son ellos los encargados de realizar la contratación y podrán escoger lo que según su criterio se ajuste a las necesidades de la copropiedad, es decir, podrán elegir un contrato laboral o de prestación de servicios. Asi las cosas, deberá solicitar en calidad de propietario copia del contrato realizado con la administradora a fin de verificar si tiene estipulada la obligación de cumplir horario (contrato laboral) o si por el contrario ella misma es libre de determinar el tiempo que dedica al cumplimiento de sus funciones (contrato de prestación de servicios).

3. PAGO DE EXPENSAS COMUNES

No es recomendable dejar de cancelar las expensas comunes a la copropiedad por cuanto las mismas son de carácter obligatorio, ya que con estas es posible la prestación de servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes de la copropiedad, Asi las cosas, sus diferencias actuales con la administradora o el consejo de administración no tienen nada que ver con los servicios tales como aseo de áreas comunes, vigilancia y seguridad, pago de servicios públicos de las áreas comunes entre otros. De acuerdo con los hechos narrados por usted, en el caso en cuestión no aplicaría el pago por consignación, y de querer hacer el pago de esta forma usted deberá concientizarse que este es un proceso donde un juez es la persona idónea para autorizar la consignación y designar a la persona a quien debe realizarle la consignación debida.

En los anteriores términos se absuelve la consulta indicando que para hacerlo, este entidad se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este  escrito son los previstos en la ley 1755 de 2015 los conceptos emitidos por esta  entidad sin ánimo de lucro como respuestas a peticiones realizados en el ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Atentamente

Diana Carolina Ruiz Muñoz

Directora jurídica Corporación P.H:

 

EL COEFICIENTE DE COPROPIEDAD O INDICE DE PARTICIPACIÓN

El coeficiente de copropiedad o índice de participación es el porcentaje que le corresponde a cada propietario de una unidad privada, en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

El actual régimen de propiedad horizontal define los coeficientes de copropiedad como los índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal; definen además su participación en la asamblea de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes de edifico o conjunto, sin perjuicio de las que se determine por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.

La Corte Constitucional en sentencia C-782 de 2004 aclaró respecto  al pago de las expensas comunes, que el criterio adoptado por la ley 675 de 2001, no es el retributivo, según el cual los propietarios de las unidades reciben, ni el igualitario que conlleva a que todas la unidades privadas contribuyan en forma idéntica, sino el de coeficiente de propiedad o de proporcionalidad al área de cada inmueble exclusivo frente a la totalidad del área del edificio o conjunto. Este criterio, dijo la Corte, es válido, razonable, adecuado y en modo alguno contradice la Carta política.

OBLIGATORIEDAD Y CÁLCULO DE LOS COEFICIENTES

Todo Reglamento de Propiedad Horizontal debe señalar los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular que integran el conjunto o edificio. Estos se calculan con base en el área privada construida de cada bien de domino particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto.

No debe confundirse el área privada construida con el área privada libre. Se denomina área privada construida la extensión de superficie cubierta de cada bien privado, excluyendo los bienes comunes de uso exclusivo, localizados dentro de sus linderos; en tanto que el área privada libre es la extensión superficiaria privada semi-descubierta o descubierta, de conformidad con las normas leales, también con exclusión de los bienes comunes localizados dentro de sus linderos.

Fuente:

CAMACHO, Alvaro. Administración de la propiedad horizontal. Octava edición. Editorial Legis. Bogotá Colombia.

¿CUAL ES EL PROPÓSITO DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DE LA REDACCIÓN DEL ACTA?

El articulo 47 de la ley 675 de 2001 en su inciso segundo afirma lo siguiente:

En los eventos en que la asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, estas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.

De acuerdo con Monsalve (2017) estos comités verificadores con el tiempo se han convertido en dolores de cabeza para las copropiedades, puesto que este comité se adjudica competencias no dadas por el legislador, como lo son pretender cambiar el contenido o sentido de las decisiones tomadas en la asamblea, o plasmar apreciaciones personales en el acta, o abstenerse de firmar el informe de la respectiva comisión (con el propósito muchas veces de obstaculizar el nombramiento y trámites de la administración) (p. 296)

El concepto emitido por la comisión verificadora es un documento anexo al acta, y no hace parte integral del la misma, aunado a lo anterior, es necesario recalcar que quienes hacen parte de esta comisión NO firman el acta, no tienen esta potestad de acuerdo con la ley.

¿Qué hace entonces la comisión verificadora?

De acuerdo con la Ley 675 de 2001, esta comisión verifica la redacción del acta, su función es observar si lo dicho por el presidente y el secretario en el acta se ajusta a lo que se dijo en la asamblea. En caso de no estar de acuerdo deberá indicarlo, en su momento, situación que podrá ser tenida en cuenta en una posible impugnación de acta, ese es el papel de la comisión.

¿Quiénes firman entonces el acta?

El acta de asamblea es firmada por el presidente y secretario de la asamblea, las firmas requerías por ley para la validez del documento.

¿Cuánto tiempo dispone la comisión para verificar la redacción del acta?

 El artículo 47 indica que el tiempo para verificar el acta se encuentra en el reglamento de la copropiedad, en silencio de este será de veinte días hábiles siguientes a la reunión, termino máximo para ejecutar dicha tarea.

FUENTES

Monsalve, A. (2017) El régimen de la propiedad horizontal en Colombia. Bogotá- Colombia. Ed. Ibañez

 

LA ASAMBLEA ES UN MOMENTO IMPORTANTE PARA LA COPROPIEDAD

La asamblea general de propietarios, es de vital importancia para las copropiedades, en esta reunión  se toman las decisiones que demarcan el rumbo que tomará la el conjunto o edificio durante el siguiente año y por que no, los siguientes; sin embargo,  es posible observar que no todos los propietarios saben la importancia de esta reunión y cual es el objetivo de la misma, razón por la cual delegan su asistencia, llevan rencillas personales, no se preparan con antelación, aprueban o desaprueban las  propuestas llevadas por la administración o el consejo de administración sin realizar un análisis profundo, se busca que el aumento de la cuota no sea tan notorio, o en su defecto que no se aumente, sin importar que un presupuesto inferior a las necesidades de la copropiedad puede depreciar su patrimonio.

Se hace necesario que los copropietarios tomen conciencia de la importancia que merece esta reunión,  que según la ley 675 de 2001 debe realizarse al menos una vez al año, pues en ella se toman decisiones sobre su patrimonio, sí el patrimonio de cada uno de ellos, porque es necesario recordarles que lo que suceda a la copropiedad incide directamente en su unidad privada.

Esta breve reflexión, solo busca invitar a todos los actores de una asamblea de copropietarios, que realicen el ejercicio a conciencia y vean esta reunión como un ejercicio gerencial que busca lo mejor para la copropiedad y sin duda alguna para los copropietarios.

Compartimos con ustedes un decálogo que puede utilizar en la organización de su asamblea, y le deseamos éxito en ella.

Si deseas descargarlo y compartirlo en su red social puede hacerlo aqui.